Hành trình trải nghiệm nhân sự tại doanh nghiệp thời 4.0

Trải nghiệm nhân viên là xu hướng quản trị được nhiều công ty lớn trong thế giới quan tâm và ứng dụng. Một trải nghiệm nhân sự tốt sẽ đem đến những hiệu quả trong kinh doanh và giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được mục tiêu. Vậy hãy cùng tìm hiểu trải nghiệm nhân viên là gì và thiết kế trải nghiệm nhân viên trong bài viết dưới đây.

Trải nghiệm nhân sự là gì? 

Định nghĩa

Theo thống kê từ cuộc khảo sát các nhà lãnh đạo và quản trị nhân sự toàn cầu của Deloitte, 80% số người tham gia đánh giá EX là một yếu tố vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp.

Tuy vậy, cũng trong cùng khảo sát này, chỉ 22% người tham gia cho rằng họ hoàn toàn hiểu EX là gì và phân biệt được chúng với các khái niệm đã phổ biến khác. Đây là một con số vô cùng báo động, nhất là trong bối cảnh mà các doanh nghiệp đang cần phải nhanh nhạy nắm bắt những xu hướng mới.

Vậy, trải nghiệm nhân sự hay Employee Experience (được viết tắt là EX) là gì?

Mỗi chuyên gia đều có khái niệm tương đối đa dạng về trải nghiệm nhân sự:

Deloitte giải thích khái niệm trải nghiệm nhân viên theo góc nhìn của người lao động. EX được hiểu là tập hợp các điểm chạm (touchpoint) mà người lao động tiếp xúc với doanh nghiệp trong suốt quá trình làm việc tại công ty. Quá trình này bao gồm từ khi nhân viên ứng tuyển vào công ty đến khi kết thúc hợp đồng.

Với góc nhìn từ doanh nghiệp, Jacob Morgan lại có cái nhìn toàn diện hơn. Chuyên gia về nhân sự này cho rằng, trải nghiệm nhân sự là một tập hợp các yếu tố về văn hóa làm việc, công cụ lao động và công nghệ tiên tiến của doanh nghiệp.

Nhưng với Denise Lee Yohn lại cho rằng EX là tập hợp toàn bộ những trải nghiệm trong suốt thời gian kết nối của nhân viên với tổ chức, từ lần tiếp xúc đầu tiên với tư cách là một ứng viên tiềm năng, đến lần tương tác cuối cùng sau khi kết thúc/nghỉ việc tại công ty.

Tóm lại, định nghĩa của EX sẽ tùy thuộc vào suy nghĩ cá nhân của từng người, từng doanh nghiệp muốn nhằm mục đích quản trị nhân sự tốt hơn, tăng động lực làm việc cho người lao động và giảm thiểu tỷ lệ biến động nhân sự.

Tuy nhiên, trải nghiệm nhân sự vẫn nên nằm trong khuôn khổ của các doanh nghiệp. EX cần được trung hòa bởi lợi ích giữa nhân viên và doanh nghiệp. Nếu có một trải nghiệm nhân viên tốt, doanh nghiệp sẽ nắm trong tay rất nhiều lợi thế và dễ dàng đạt được mục tiêu hơn.

Trải nghiệm nhân sự bao gồm những gì?

Trải nghiệm công việc – Procedural Employee Experience (PEX)

PEX là trải nghiệm thực tế của nhân viên về chính công việc của mình. Trải nghiệm này liên quan mật thiết tới các cấu trúc, cách xử lý tác vụ của một cá nhân để hoàn thành vai trò và trách nhiệm của mình.

PEX thường được xây dựng nhằm mục đích tối ưu hóa cách nhân viên tham gia vào quy trình và hệ thống làm việc hàng ngày. Qua đó giúp họ có thể linh hoạt chuyển đổi từ tác vụ này sang tác vụ khác, đồng thời cải thiện tốc độ hoàn thành các nhiệm vụ được giao.

Trải nghiệm môi trường – Textural Employee Experience (TEX)

Môi trường văn hóa

Môi trường văn hóa bao gồm các cơ cấu tổ chức, phong cách lãnh đạo, lương thưởng và phúc lợi. 

Văn hóa có thể định nghĩa là toàn bộ các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của một doanh nghiệp, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của nhân viên để theo đuổi và thực hiện các mục đích chung. Hay nói ngắn gọn hơn theo cách mà một nhân viên cảm việc về công việc liên quan đến những gì mà tổ chức mong đợi từ anh/cô ấy hàng ngày. Nó được tạo ra bởi cấu trúc công ty, hệ thống phân cấp và lãnh đạo của công ty, và các yếu tố như lương thưởng hay phúc lợi cũng được xem là một phần của môi trường văn hóa.

Môi trường vật lý

Môi trường vật lý là không gian làm việc của một công ty, từ bố cục bày trí các đồ vật cho tới cách thiết kế văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm thoải mái của nhân viên tại nơi làm việc.

Những yếu tố của môi trường vật lí bao gồm nhiệt độ, chất lượng không khí và ánh sáng văn phòng, tất cả đều ảnh hưởng đến sự tập trung của nhân viên và ảnh hưởng trực tiếp đến phúc lợi, hiệu suất và năng suất của con người.

Nhân viên hài lòng với môi trường vật lý xung quanh đơn giản là họ sẽ có nhiều động lực để làm việc tốt hơn. Do đó, môi trường vật chất có tầm ảnh hưởng rất lớn, đặc biệt đối với những nhân viên làm việc văn phòng. Những người phụ trách thiết kế các không gian vật lý cần phải chắc chắn rằng họ cung cấp một môi trường tạo động lực thúc đẩy sự sáng và năng suất của nhân viên.

Những người làm việc từ xa có nhiều động lực cũng như năng suất cao, nhiều khi còn hơn so với các đồng nghiệp làm việc tại văn phòng bởi sự yên tĩnh cũng như họ có thể tự tạo dựng một workspace phù hợp cho riêng mình. Tuy nhiên, làm việc từ xa sẽ gặp phải những trở ngại cho việc duy trì sự gắn kết.

Môi trường công nghệ

Môi trường vật lí bao gồm các công cụ và nền tảng công nghệ mà doanh nghiệp cung cấp để hỗ trợ nhân viên làm việc, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và năng suất làm việc của cá nhân và đội nhóm. Nếu bạn làm việc ở vị trí văn thư hoặc hành chính thì máy tính để bàn, thiết bị di động, tai nghe, phầm mềm hay thậm chí cả giấy, bút là những vật phẩm bạn cần khi làm việc. 

Theo một nghiên cứu cho thấy, hơn 43% nhân viên Mỹ đã work from home vào năm 2016, hầu hết người dân Mỹ đều làm việc trên các thiết bị di động. Các công ty, doanh nghiệp dự kiến sẽ cung cấp các công cụ tốt nhất có sẵn để nhân viên thực hiện tốt các công việc của họ. Điều đó bao gồm việc tìm ra những cách mới và tốt hơn để tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp, thu nhập, chia sẻ thông tin và có lẽ quan trọng nhất là tập tin dữ liệu đều có thể thực hiện được.

Trải nghiệm cảm xúc – Emotional Employee Experience (EEX)

EEX liên quan đến những suy nghĩ của nhân viên hướng tới doanh nghiệp, cách mà nhân viên tương tác với đồng nghiệp và lãnh đạo, cũng như cách họ hiểu và điều hướng môi trường làm việc của mình.

Những gì nhân viên nghĩ và cảm nhận trong một ngày, một tuần, một tháng hoặc thậm chí một khoảnh khắc nào đó cuối cùng cũng biến thành những suy nghĩ và cảm xúc về kinh nghiệm tập thể của họ. Nhân viên thường không giữ những cảm xúc này về trải nghiệm của họ cho riêng mình. Thay vào đó, họ giao tiếp với đồng nghiệp của mình và cùng nhau xây dựng nhận thức chung về những gì thực sự thích khi làm việc tại công ty.

Tại sao trải nghiệm nhân sự lại quan trọng? 

Tác động mạnh đến trải nghiệm khách hàng

Nhận thấy được tầm quan trọng của trải nghiệm nhân sự, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư và chú trọng cải thiện điều này trong môi trường làm việc của mình.

Các công ty có trải nghiệm nhân viên tích cực, như được chỉ ra bởi các thước đo, chẳng hạn như điểm số cao trong các nghiên cứu và được đưa vào danh sách công việc hàng đầu, cũng có điểm số trải nghiệm khách hàng cao và tăng trưởng doanh thu tích cực. 

Nhiều nghiên cứu cho thấy mối liên hệ trực tiếp rất liên quan với nhau giữa trải nghiệm của nhân viên và trải nghiệm của khách hàng. Những doanh nghiệp có EX tốt có lợi nhuận cao hơn lên đến 25%. Những doanh nghiệp này cũng có số lượng khách hàng hài lòng và sự đổi mới trong kinh doanh cao hơn nhiều so với những công ty không chú trọng trải nghiệm nhân sự.

Hơn nữa, tầm quan trọng của EX cũng đã được khẳng định trong nghiên cứu của Deloitte. Theo nghiên cứu đã chỉ ra rằng, hơn 80% người quản lý nhận ra tầm quan trọng của nhân viên trong việc cải thiên doanh số và tăng trải nghiệm khách hàng.

Thu hút nhân tài

Không những thế, trải nghiệm của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến các khía cạnh cụ thể khác tại nơi làm việc. Ví dụ, những nhân viên có trải nghiệm tích cực có nhiều khả năng cam kết ở lại với một tổ chức hơn những nhân viên trải nghiệm tiêu cực. Họ cũng có thể tự quảng bá công ty là một nơi tuyệt vời để làm việc, dẫn đến nhiều giới thiệu hơn cho các vị trí mở và tăng tỷ lệ lấp đầy. Bởi hầu hết người tìm việc sẽ bị ảnh hưởng tới nhận thức của nhân viên về trải nghiệm làm việc và văn hóa công ty. 

Đây là một lý do tại sao các trang web đánh giá công ty như Glassdoor đang trở nên phổ biến. Những đánh giá không tốt sẽ khiến ứng viên quay lưng với công ty, trong khi những những đánh giá tốt sẽ thu hút nhiều nhân tài. Trải nghiệm nhân viên cũng ảnh hưởng đến sự gắn bó của nhân viên. Mức độ tương tác cao hơn cải thiện văn hóa công ty và tăng năng suất, cuối cùng tạo ra tác động tích cực đến doanh thu và lợi nhuận của công ty.  

Tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Trong những thời điểm khó khăn, chẳng hạn như đại dịch COVID-19 và suy thoái, việc chú ý đến trải nghiệm của nhân viên có thể giúp các công ty trở nên cạnh tranh hơn và ngăn ngừa những hậu quả tồi tệ nhất. Một nghiên cứu trên 281 thành viên cấp cao tại các công ty trên toàn thế giới đã chỉ ra rằng, trải nghiệm nhân sự tốt còn có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Lý do do bởi trải nghiệm nhân viên hay sự tương tác của nhân viên đối với công ty sẽ tạo ra hai khía cạnh: tính phức tạp trong quy trình làm việc và văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp (bao gồm sự hợp tác, tính sáng tạo và việc tự chủ trong công việc). Đây chính là những điểm độc nhất của doanh nghiệp, giúp công ty phát triển và tạo ra được lợi thế cạnh tranh trong thị trường tuyển dụng cũng như lĩnh vực kinh doanh.

Tăng tinh thần nhân sự, từ đó tăng hiệu suất làm việc

Sự gắn kết trong doanh nghiệp là một trong những yếu tố cốt yếu để duy trì và phát triển doanh nghiệp. Môi trường làm việc có sự gắn kết sẽ tạo ra được những lợi ích không ngờ, không chỉ về mặt nhân lực mà còn tác động lên doanh thu của công ty. Một đánh giá của Gallup cho thấy, những doanh nghiệp có những hoạt động tăng tinh thần nhân sự có mức năng suất công việc hiệu quả hơn 22% so với các doanh nghiệp không có sự gắn kết nhân viên.

Chuỗi khách sạn Hilton đã thử nghiệm và thực hiện nhiều chiến lược ​​khác nhau nhằm cải thiện mức độ gắn kết nhân viên. Giám đốc nhân sự Matthew Schuyler nhận thấy mâu thuẫn giữa cấp quản lý, lãnh đạo với nhân viên thường bắt nguồn từ những hiểu lầm cơ bản trong cách thức công việc thực sự được thực hiện. 

Để thực sự tạo nên sự gắn kết giữa nhân viên với cấp lãnh đạo cũng như công ty thì quản lý trực tiếp cần quan tâm mỗi ngày công việc của nhân viên xảy những trở ngại gì, điều gì khiến cho quy trình bị phá vỡ, không được suôn sẻ và những vấn đề đó tác động như thế nào đến năng suất, động lực cũng như tinh thần làm việc của nhân viên. 

Thách thức của trải nghiệm nhân viên 

Theo khảo sát Global Human Capital Trends vào năm 2017, với 10.000 người làm nhân sự và ban lãnh đạo tại 140 quốc gia sẽ có 4 thách thức thường gặp của doanh nghiệp khi xây dựng trải nghiệm nhân sư, bao gồm:

Khái niệm mới, chưa được ưu tiên, chú trọng

Không phải bất kì doanh nghiệp nào cũng đặt có một hành trình nhân sự hoàn hảo hay việc lấy nhân viên làm trọng tâm là ưu tiên đối với lãnh đạo. Đội ngũ bao gồm cả lãnh đạo và nhân viên chưa nhận thức được rõ khái niệm này, còn nhầm lẫn với các khái niệm như gắn kết nhân viên, truyền thông nội bộ, hay tuyển dụng nhân sự. 

Các phòng ban tách biệt, khó khăn trong việc tài trợ

Các phòng ban vẫn còn xu hướng khép mình, chỉ nắm rõ công việc của bộ phận mình mà thiếu sự liên kết giữa, trao đổi kinh nghiệm và kĩ năng giữa các phòng ban với nhau. Như vậy sẽ khiến doanh nghiệp khó có thể tạo nên một tập thể vững chắc. 

Hơn nữa, việc tìm kiếm các tài nguyên cần thiết để giải quyết các ưu tiên trong trải nghiệm, bao gồm cách quản trị, cải thiện môi trường làm việc, phúc lợi hay việc thay đổi văn hóa làm việc sẽ trở nên khó khăn hơn.

Thiếu công cụ khảo sát liên tục

Việc thiếu sự đầu tư về nguồn lực và tài nguyên đồng thời là nguyên nhân dẫn đến việc không phải doanh nghiệp nào cũng có các công cụ khảo sát trải nghiệm nhân sự, cũng như triển khai với một tần suất đều đặn. Việc thiếu công cụ khảo sát khiến đội ngũ lãnh đạo, quản lý không hiểu trọn vẹn nhân viên của họ mong đợi gì và có giá trị như thế nào.

Thiết kế hành trình trải nghiệm nhân viên tốt nhất 

Vậy, cần thiết kế trải nghiệm nhân viên như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất? Như đã nói ở trên, trải nghiệm nhân sự là các hoạt động tương tác của một cá nhân với doanh nghiệp trong suốt thời gian của họ tại đây. Vì vậy, để cải thiện trải nghiệm với nhân viên, doanh nghiệp cần thiết kế và tối ưu được vòng đời của nhân viên.  

Dưới đây là 6 giai đoạn trong hành trình trải nghiệm của nhân viên:

Thu hút ứng viên (Attraction)

Giai đoạn đầu tiên của vòng đời nhân viên là giai đoạn thu hút các ứng viên. Cho dù sản phẩm hay dịch vụ của công ty bạn có sáng tạo và mạnh tới đâu, nếu không có sự thu hút và giữ chân các nhân tài, công ty bạn sẽ khó có thể thành công. Điều này làm cho giai đoạn thu hút trở thành một trong những khía cạnh quan trọng nhất đối với chiến lược tăng trưởng của bất kỳ tổ chức nào.

Tuyển dụng (Recruitment)

Giai đoạn thứ hai của vòng đời nhân viên là giai đoạn tuyển dụng. Đây là giai đoạn mà bạn cần tìm kiếm và tuyển dụng những tài năng tốt nhát để gia nhập tổ chức của mình. Các loại kế hoạch tuyển dụng tốt nhất mang lại trải nghiệm ứng viên tối ưu, hỗ trợ tuyển dụng hợp tác tập trung vào các tiêu chí và quy trình rõ ràng, đồng thời cung cấp dữ liệu có ý nghĩa có thể được sử dụng để cải thiện kết quả tuyển dụng theo thời gian.

Hội nhập (Onboarding)

Nhân viên khi mới vào công ty sẽ bắt đầu làm quen với hệ thống, công cụ và các quy trình. Đó là lý do vì sao mà nhân viên cần thời gian để bắt nhịp với công việc và làm việc một cách có hiệu quả. Bởi vậy, một quy trình onboarding được xây dựng hiệu quả sẽ làm tăng sự hào hứng trong công việc, quan trọng hơn đó là giúp nhân viên có sự kết nối lâu dài với doanh nghiệp.

Bắt đầu làm việc (Engage)

Trong khoảng thời gian bắt đầu làm việc, nhân sự mới sẽ được định hướng để có thể làm việc và cống hiến vì mục tiêu lâu dài mà toàn bộ tập thể nhân viên đã nỗ lực trước đó. Chưa dừng lại ở đó, các công ty cũng cần giúp nhân viên mới có cái nhìn chính xác về văn hóa công ty. Ví dụ công ty bạn đặt công việc lên hàng đầu, hãy cho nhân viên biết ngay. Ngược lại, nếu doanh nghiệp của bạn định hướng trẻ trung năng động, “làm hết sức, chơi hết mình” cũng đừng đặt nhân viên mới ở ngoài.

Phát triển nghề nghiệp (Development)

Trong giai đoạn này, bạn nên thường xuyên khuyến khích sự phát triển chuyên môn của mỗi thành viên trong nhóm của mình. Điều này đóng vai trò như một chất xúc tác trong việc phát triển kỹ năng của họ và cũng giúp cung cấp cho họ một con đường sự nghiệp trong tương lai trong công ty.

Mỗi thành viên trong tổ chức sẽ phát triển ở một lĩnh vực với tốc độ và kỹ năng khác nhau. Chính vì thế, để nhân viên thực hiện tốt vai trò của mình  thì người quản lý cần có những  đánh giá về hiệu quả công việc, kỹ năng làm việc nhóm, nguyện vọng thăng tiến trong tương lai của mỗi cá nhân từ. Người quản lý cũng cần gợi mở ra cơ hội để cải thiện và phát triển kỹ năng cho nhân viên của mình.

Rời bỏ (Separation)

Giai đoạn cuối cùng của vòng đời nhân viên là giai đoạn tách rời nhân viên. Đối với hầu hết nhân viên, sẽ có lúc vòng đời làm việc của họ kết thúc, cho dù là khi nghỉ hưu, hay vì lý do cá nhân. Bởi vậy, biết được lý do tại sao nhân việc quyết định nghỉ việc sẽ giúp cải thiện và phát triển trải nghiệm nhân sự  trong thời điểm hiện tại và trong tương lai. Những nhân viên rời đi có thể sẽ trao đổi thẳng thắn trong cuộc phỏng vấn thôi việc về lý do họ ra đi bởi vì họ “không còn gì để mất” một cách chân thực đến tàn nhẫn.

Đối với mỗi bước trong hành trình trải nghiệm nhân sự, doanh nghiệp cần xác định những mong muốn cần đạt được từ hai phía công ty và nhân viên. Việc xác định mục tiêu của từng bước giúp doanh nghiệp phát hiện ra khoảng cách giữa trải nghiệm thực tế và những gì mà người lao động muốn. Ngoài ra, nó cũng giúp cải thiện và điều chỉnh văn hóa làm việc để phù hợp với mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp.

GameTeam – Giải pháp nâng cao trải nghiệm nhân sự cho mọi doanh nghiệp

Dưới sự phát triển không ngừng của công nghệ cùng sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường, chìa khóa cạnh bền vững trong thời đại này chỉ có thể là “trải nghiệm nhân sự”. Chính vì vậy, GameTeam đã được ra đời với sự mệnh trở thành giải pháp nâng cao trải nghiệm nhân sự tối ưu nhất trên thị trường. 

Một môi trường làm việc sẽ giúp nhân viên có thể tự do nêu lên suy nghĩ quan điểm cá nhân, là nơi tạo cơ hội cho bạn được phát huy hết khả năng làm việc. GameTeam sẽ giúp các doanh nghiệp đặt nền tảng để tạo nên một môi trường cởi mở, mọi người đều có thể đưa ra ý kiến quan điểm cá nhân của mình và được mọi người nghiêm túc lắng nghe. Môi trường làm việc mở là nơi sẵn sàng và chấp nhận sự thay đổi để tổ chức phát triển đi lên. Được làm việc trong một môi trường cởi mở cũng sẽ là điều kiện để nhân viên nỗ lực tạo ra những giá trị lớn lao hơn cho tổ chức.

Bên cạnh đấy, sự gắn kết giữa con người với con người rất quan trọng đối với từng doanh nghiệp. Chính từ đây mà chúng ta cần những hoạt động ngoại khoá, các sự kiện văn hoá, giải trí hay giá trị tinh thần của tập thể nhân viên. Nó có thể được thực hiện lồng ghép trong thời gian làm việc hay được tổ chức cá biệt riêng khỏi nó. Vậy hãy để GameTeam là một trong những trợ thủ đắc lực cho các doanh nghiệp khi tổ chức các hoạt động team building, sự kiện giải trí giúp nâng cao sức khỏe tinh thần cho toàn thể nhân viên nội bộ cũng như gắn kết các thành viên với nhau. GameTeam sẽ mở ra cơ hội cho từng thành viên có cơ hội thể hiện bản thân với những thử thách sáng tạo cùng với việc tối ưu sự tương tác đa chiều trong tập thể.

Hơn thế nữa, với sự giúp đỡ của GameTeam các doanh nghiệp sẽ giúp những nhân sự mới nhanh chóng hòa mình với tập thể. Những thành viên cũ sẽ gia tăng sự kết nối, hình thành nên một văn hóa doanh nghiệp hoàn hảo.

Bạn còn chần chừ gì mà không nâng cao trải nghiệm nhân viên cùng GameTeam nào! Tìm hiểu thêm về GameTeam tại đây.