Nhân sự sụt giảm KPI cuối năm - bài toán đau đầu của HR

Sụt giảm KPI là tình trạng báo động đỏ khẩn cấp ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Để giải quyết được bài toán này, bộ phận HR phải tìm ra được nguyên nhân và phương án giải quyết hiệu quả nhất.

Có phương pháp hoặc công cụ nào có thể giúp người làm HR tối ưu hoạt động này không? Mời bạn đọc tiếp bài viết để tìm ra đáp án giải quyết vấn đề nhé!

KPI là gì, KPI tác động như nào đến doanh nghiệp?

KPI nói riêng hay hệ thống đánh giá công việc nói chung là một trong những khái niệm không thể thiếu đối với bất cứ người làm HR nào. Bên cạnh là nhiệm vụ HR phải thực hiện trong doanh nghiệp, KPI còn đóng vai trò là thang đo đánh giá mức độ hiệu quả công việc của từng cá nhân hay bộ phận dựa trên các tiêu chí: khối lượng công việc, chất lượng sản phẩm và tốc độ hoàn thành.

Mục tiêu chính của việc thiết lập KPI trong doanh nghiệp:

Gắn kết mục tiêu của cá nhân, của phòng ban/bộ phận với mục tiêu, chiến lược và sứ mệnh của doanh nghiệp
Kiểm soát tiến độ thực hiện các mục tiêu chiến lược của phòng ban, doanh nghiệp
Định hướng và ưu tiên các hành vi cần thiết phù hợp với văn hóa của tổ chức
Phát triển nhân viên, phát triển các năng lực cần thiết để phát triển tổ chức
Ghi nhận, động viên và khen thưởng

KPI cần được hiểu như tiêu chuẩn cần có để đánh giá mức độ phù hợp và năng lực của từng cá nhân trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc đảm bảo nhân sự đạt KPI cá nhân là nhiệm vụ và cũng chính là bài toán khiến HR phải trăn trở trước khi tiến hành tổng kết và đánh giá cuối năm.

Không chỉ nhằm mục đích đánh giá năng lực của cá nhân, bộ phận/phòng ban mà việc đảm bảo KPI cũng phản ánh thực tế mức độ hiệu quả của HR trong doanh nghiệp. Các câu hỏi sẽ được ban lãnh đạo đặt ra khi xuất hiện tình trạng sụt giảm KPI chính là “Công tác HR đã thực sự hiệu quả hay chưa?”, “Nguyên nhân vì đâu mà tiến độ KPI không được đảm bảo?” cùng vô vàn các câu hỏi mà bản thân khó thể giải đáp thích đáng.

Nguyên nhân sụt giảm KPI của nhân sự

1. Mức độ khả thi của KPI

KPI được lập ra nhằm mục đích xây dựng mục tiêu công việc cho từng cá nhân, phòng ban phục vụ cho chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Hoạt động này không thể dừng ở mức liệt kê công việc một cách đại khái mà phải được dựa trên cách hoạt động phân tích và đánh giá khoa học dưa trên thực tiễn để đảm bảo được tính khả thi.

KPI của nhân viên/chuyên viên bao gồm:

Công việc chuyên môn chiếm 70% (trong đó bao gồm 80% chỉ tiêu công việc cá nhân, 20% chỉ tiêu chung của phòng ban)
Phát triển cá nhân chiếm 15%
Nhiệm vụ khác chiếm 15% (tuân thủ quy định, hỗ trợ KH nội bộ,…)

KPI cho quản lý cấp trung bao gồm:

Công việc chuyên môn chiếm 70% (trong đó bao gồm 70% chỉ tiêu công việc cá nhân, 20% chỉ tiêu chung của phòng ban và 10% là chỉ tiêu chung của công ty)
Phát triển cá nhân chiếm 15%
Nhiệm vụ khác chiếm 15% (tuân thủ quy định, hỗ trợ KH nội bộ,…)

Với việc xây dựng KPI một cách có hệ thống và khoa học như trên, HR sẽ đảm bảo được tính chất khả thi thực hiện mà vẫn gắn liền với mục tiêu, sứ mệnh và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

2. Tình trạng của nhân sự

Nhân sự chính là nhóm đối tượng trực tiếp phản ánh lại hiệu quả công việc của HR. Nhiệm vụ của HR là phải đào tạo và định hướng đội ngũ nhân sự hoạt động theo đúng chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Để có thể chắc chắc được rằng nhân sự đảm bảo KPI đã được giao thì HR phải theo dõi và phân tích kỹ phản hồi của nhân viên.

Một trong các nguyên do có thể trưc tiếp ảnh hưởng đến năng suất lao động vào hiệu quả công việc chính là yếu tố tinh thần. Dịch Covid-19 cũng tác động không nhỏ đến tinh thần của người lao động trong thời gian giãn cách.

Tinh thần giảm sút do sự thiếu hụt trong hoạt động chăm sóc mối quan hệ nội bộ chính là tác nhân dẫn đến hiệu quả công việc đi xuống. Báo cáo của The Standard về sức khỏe tinh thần của người lao động cho thấy rằng:

46% ứng viên tham gia khảo sát gặp các vấn đề đề về tinh thần trong thời điểm dịch bệnh.
55% người lao động phản hồi rằng những vấn đề tâm lý có tác động lớn đến hiệu quả công việc của họ trong thời điểm dịch bệnh.
65% người tham gia khảo sát tụt giảm trên 10 giờ làm việc năng suất mỗi tuần do ảnh hưởng từ yếu tố tinh thần trong thời gian giãn cách.

Chính những yếu tố này trở thành nguyên nhân trực tiếp sụt giảm KPI, trì trệ năng suất lao động của nhân sự. Vì thế trách nhiệm của người làm HR là phải nhanh chóng tìm ra giải pháp giúp cải thiện được tình trạng nhân sự một cách nhanh chóng để có thể đảm bảo được nhân sự theo kịp tiến độ KPI của cá nhân và phòng ban.

3. Môi trường làm việc

Mối liên kết giữa môi trường làm việc và hiệu quả công việc là vấn đề nên được chú trọng với bất kỳ ai đang ở vị trí HR. Một nghiên cứu được thực hiện bởi Elton Mayo trong những năm cuối 1920 và đầu 1930 đã chứng minh rằng, những hành vi lao động (bao gồm hiệu quả, năng suất và chất lượng công việc) đều bị ảnh hưởng bởi yếu tố cảm xúc tại nơi làm việc.

Chính vì vậy việc xây dựng được môi trường làm việc lành mạnh sẽ là đòn bẩy trực tiếp cải thiện được thể trạng và tâm lý của nhân sự, nâng cao được hiệu suất công việc, hạn chế tình trạng sụt giảm KPI. Tuy vậy trên thực tế, hoạt động xây dựng môi trường làm việc vẫn chưa được đề cao hoặc thực hiện nhưng chưa thành công tại không ít các doanh nghiệp.

Trong một bài nghiên cứu xuất hiện trên Tạp chí Quản trị nhân sự, chỉ có 37% người tham gia khảo sát cho biết họ thường xuyên nhận được sự trợ giúp trong công việc từ đồng nghiệp. Điều này đã chỉ ra một thực trạng vẫn còn tồn động về môi trường làm việc của các doanh nghiệp cần sớm được giải quyết.

Giải pháp nâng cao hiệu quả KPI mà HR nên tham khảo

Xây dựng một môi trường lý tưởng, phát triển và nâng cao tinh thần làm việc, gắn kết tập thể giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên với tổ chức là giải pháp mà các doanh nghiệp đang hướng tới. Thấu hiểu điều đó, ứng dụng GameTeam nhanh chóng ra đời để thực hiện sứ mệnh của mình.

GameTeam là một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp giải quyết triệt để bài toán “sụt giảm KPI” của HR. Những kịch bản và nội dung chương trình của GameTeam sẽ được khai thác và thiết kế dựa ngay trên các giá trị cốt lõi và văn hóa của chính doanh nghiệp. Sự đa dạng trong các thể loại hoạt động thách thức về thể lực, trí tuệ đến tài năng và sáng tạo sẽ là chất xúc tác hoàn hảo giúp nâng cao trạng thái tinh thần của nhân sự khỏi sự trì trệ và chán chường sau thời gian làm việc từ xa. Không chỉ vậy, người chơi GameTeam còn được trực tiếp trải nghiệm hoạt động tương tác đa chiều giữa cá nhân với cá nhân và giữa cá nhân với tổ chức. Chính những đặc điểm này là những yếu tố tiên quyết để bất cứ tập thể nào có thể tạo dựng được nên môi trường làm việc lành mạnh và hiệu quả.

Bài viết trên nhằm giúp những người làm HR mở ra nhiều góc độ mới để nhìn nhận và đánh giá về tình trạng nhân sự tại nội bộ doanh nghiệp. Từ đó đưa ra được phương hướng giải quyết triệt để nhằm đảm bảo tiến độ chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp. GameTeam chính sẽ trở thành trợ thủ đắc lực của HR trong công tác đào tạo và định hướng nhân sự trong tương lai, tìm hiểu thêm qua bài viết sau: