Hà Minh Hằng
Tổ chức team building mùa hè đang là xu hướng hiện nay của rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Để làm nên một chương trình team building thành công cần rất nhiều yếu tố, thách thức người tổ chức phải luôn biết nắm bắt tâm lý thành viên và cập nhật xu thế mọi lúc mọi nơi. Đặc biệt, xây dựng các bước tổ chức chương trình team building khoa học, hợp lý, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp cũng là yếu tố quan trọng để sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
Mùa hè đang tới rồi, bạn đã lên kế hoạch cụ thể cho dịp team building của tập thể mình chưa? Hãy cùng GameTeam tham khảo 14 bước làm nên một chương trình tập thể thành công ngay sau đây nhé!
Bước 1: Xác định mục tiêu, giá trị mà lãnh đạo muốn truyền tải
Chương trình team building không chỉ để tạo không khí vui vẻ mà còn là cơ hội để nâng cao trải nghiệm nhân viên của tổ chức. Từ đó, lãnh đạo có thể thành công đem giá trị mà mình muốn truyền tải tới với mọi người, duy trì phát triển văn hóa doanh nghiệp vững mạnh. Vì thế trước khi tổ chức team building mùa hè cần trao đổi với lãnh đạo về mục tiêu cuối cùng của sự kiện để các hoạt động xuyên suốt chương trình sẽ gắn liền với mục tiêu đó.
Bước 2: Xác định đối tượng tham gia và tìm hiểu tâm lý của thành viên
Việc nắm bắt đặc điểm nhân sự trong tập thể là rất cần thiết để thiết kế các hoạt động team building phù hợp. Thêm vào đó, tìm hiểu tâm lý của các thành viên thật kỹ để biết được nhu cầu cũng như mong muốn của họ, bạn sẽ có thể lên được một kịch bản team building hấp dẫn thu hút sự hưởng ứng tham gia của tất cả các thành viên.
Bước 3: Xác định ngân sách tổ chức
Nắm rõ được ngân sách, bạn sẽ xác định được quy mô chương trình mà mình sắp tổ chức như thế nào, xây dựng được bản dự trù kinh phí, bao gồm chi phí dụng cụ, chi phí dịch vụ ăn uống, ngủ nghỉ, đi lại và chi phí tổ chức chương trình. Bạn cần phải lên một kế hoạch dự trù chi phí phát sinh đề phòng các trường hợp phát sinh khoản phải chi không trong kịch bản.
Bước 4: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức
Vì là tổ chức team building mùa hè nên tình trạng nắng nóng là điều khó tránh khỏi. Vì thế bạn nên xem xét kĩ tình hình thời tiết để thuận tiện cho việc di chuyển và các nhu cầu sinh hoạt.
Đồng thời vì là mùa hè, những địa điểm như bãi biển, khu du lịch, tổ hợp nghỉ dưỡng rất thích hợp để bạn có thể kết hợp giữa chuyến du lịch hè cùng chương trình team building của tập thể. “Một công đôi việc” quá hợp lý đúng không nào?
Bạn có thể tham khảo một số địa điểm tổ chức team building mùa hè cho tập thể qua gợi ý của GameTeam sau đây: Tổng hợp địa điểm tổ chức team building hot nhất miền Bắc 2022
Khảo sát địa điểm cũng là khâu quan trọng sau khi bạn chọn được địa điểm ưng ý. Tiền trạm tưởng là thừa thãi nhưng lại thực sự cần thiết với các đơn vị lần đầu tổ chức hoặc với những địa điểm mới chưa nhiều người biết. Trước khi lựa chọn được phương án cuối cùng thì những thông tin về dịch vụ đi kèm cũng cần được nắm rõ. Với những đoàn nghỉ dưỡng lớn có chuyến đi lâu ngày thì ngoài những yêu cầu về chỗ ở tiện nghi và thoải mái thì bạn cũng cần lưu tâm về dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, đi lại tại địa điểm.
Sau khi đã có địa điểm và ngày tổ chức cụ thể, việc tiếp theo là nhanh chóng đặt dịch vụ, bao gồm: khách sạn, nhà hàng, khu vực tổ chức team building, xe vận chuyển,… Nhất là vào giai đoạn cao điểm như mùa hè từ tháng 4 đến tháng 8, nếu không đặt trước rất dễ dẫn đến tình trạng “cháy” dịch vụ, ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức càng khó khăn hơn. Việc đặt dịch vụ sớm cũng giúp tiết kiệm được chi phí và chủ động trong công tác chuẩn bị.
Bước 7: Xây dựng kế hoạch truyền thông trước, trong và sau chương trình
Team building không chỉ là dịp để doanh nghiệp, tổ chức của bạn nâng cao trải nghiệm nhân sự mà còn là cơ hội cho doanh nghiệp tăng hình ảnh thương hiệu, tạo thiện cảm, sự uy tín đến với đối tác và khách hàng. Vì thế việc chuẩn bị đầy đủ thiết bị, nội dung truyền thông để sự kiện team building mùa hè này sẽ góp phần hoàn thiện chiến dịch truyền thông nội bộ thành công cho doanh nghiệp.
Bước 8: Lựa chọn các trò chơi team building phù hợp
Chọn được các trò chơi team building không phải chuyện khó nhưng thách thức đặt ra cho người tổ chức là làm thế nào để các trò chơi, thử thách đặt ra phải luôn vui vẻ, sáng tạo và mới lạ bắt kịp xu hướng mà vẫn mang nhiều ý nghĩa thực tiễn, giúp gắn kết nhân sự.
Bước 9: Chuẩn bị hệ thống dụng cụ team building
Hầu hết các trò chơi team building đều cần đến dụng cụ hỗ trợ. Trò chơi sẽ rất khó thành công đều dụng cụ hỗ trợ kém chất lượng, vậy nên ban tổ chức cần lên danh sách chi tiết các trò chơi và dụng cụ cần thiết để lên đầy đủ những thứ cần phải thuê.
Ban tổ chức cũng cần chủ động sắp xếp thời gian hoàn thành các khâu sắp xếp, chuẩn bị sân khấu, setup khu vực chơi để sẵn sàng chủ động cho lúc chương trình diễn ra.
Bước 10: Phân công nhiệm vụ cho người tổ chức
Tổ chức sự kiện team building cần đến sự hỗ trợ của rất nhiều nhân sự. Ngay từ trong khâu chuẩn bị, bạn đã phải phân công chi tiết đầu việc cho từng người theo khối lượng phù hợp, bao gồm: nhân sự chuẩn bị nội dung, nhân sự chạy sự kiện, nhân sự chuẩn bị sân khấu, và người chơi.
Bước 11: Lên các phương án phòng tránh rủi ro
Chương trình của bạn được tổ chức thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc bạn lên kịch bản phòng tránh rủi ro như thế nào. Đây cũng là bước mà rất nhiều người tổ chức thường bỏ qua, dẫn đến việc lúng túng khi có sự cố ập đến.
Đặc biệt khi tổ chức team building mùa hè ở ngoài trời, các rủi ro về thời tiết, địa điểm tổ chức là không thể tránh khỏi. Do vậy, bạn cần lưu ý lên các phương án phòng tránh đầy đủ và cẩn thận nhất bằng cách:
- Xem dự báo thời tiết trước ngày tổ chức, chuẩn bị sẵn địa điểm trong nhà như hội trường gần khu vực cư trú nếu đã đến nơi mà gặp phải thời tiết xấu
- Liên hệ trước đến địa điểm tổ chức team building, xin phép người quản lý để chắc chắn về việc được đồng ý tổ chức sự kiện
- Chuẩn bị sẵn các dụng cụ sơ cứu, cấp cứu cần thiết và nắm bắt được các địa điểm y tế gần khu vực tổ chức đề phòng trường hợp có sự cố
Bước 12: Xây dựng timeline, kịch bản tổ chức chương trình bám sát mục tiêu đặt ra của lãnh đạo
- Tập trung, check in chương trình.
- Khởi động và chia đội: giúp xóa tan rào cản giữa các thành viên, tạo những tiếp xúc đầu tiên, đưa mọi người xích lại gần nhau. Từ đó có thêm tinh thần, động lực cho những thử thách ở phía trước.
- Chụp ảnh flycam, nhảy flashmob tập thể: thể hiện niềm tự hào của mỗi cá nhân vào công ty, doanh nghiệp. Đây là những hình ảnh truyền thông đầy cảm hứng mà bạn có thể đưa vào nội dung truyền thông của mình.
- Tổ chức hoạt động team building: phần chính trong sự kiện gắn kết tập thể – khoảng thời gian các thành viên tích cực lăn xả tham gia các thử thách tập thể, gia tăng mối liên kết giữa từng cá nhân.
- Kết thúc chương trình, chia sẻ, tổng kết, trao quà: Các thành viên cùng tổng kết, vinh danh team về nhất cũng như chúc mừng tất cả mọi người đã cùng vui vẻ hết mình và có một khoảng thời gian vui vẻ.
- Gala Dinner: Một chương trình ý nghĩa và bùng nổ cảm xúc mà kế hoạch tổ chức team building mùa hè của tập thể bạn nên có, là khoảng thời gian mọi người ngồi lại bên nhau, cùng trò chuyện và chia sẻ cảm xúc.
Bước 13: Chạy chương trình theo kịch bản
Không khí của chương trình sẽ vô cùng sôi động nếu như có một MC biết cách dẫn dắt. Bạn nên tìm cho sự kiện của mình một người đáp ứng được điều đó.
Một điều vô cùng quan trọng, ban tổ chức cũng cần phải luôn đảm bảo cho tinh thần và sức khỏe của các thành viên.
Bước 14: Đánh giá, nhận xét hiệu quả chương trình
Sau khi chương trình diễn ra, bên cạnh việc tự đánh giá, nhận xét mức độ thành công của chương trình có theo đúng kịch bản đề ra hay không, bạn cũng cần khảo sát mức độ yêu thích của các thành viên trong tập thể về sự kiện này.
Mức độ thành công của sự kiện cũng được đo đạc bởi sự hài lòng của những người tham gia, là cơ sở để bạn nâng cao chất lượng các sự kiện tiếp theo, qua đó nâng cao trải nghiệm nhân viên của tổ chức và phát triển văn hóa doanh nghiệp của mình.
GameTeam – giải pháp tổ chức team building mùa hè thành công cho tập thể của bạn!
Đến với GameTeam, chúng mình sẽ đồng hành, hỗ trợ giúp bạn lên kế hoạch tổ chức team building mùa hè hoàn hảo từ A-Z.
GameTeam sẽ mang đến cho người chơi những trải nghiệm team building công nghệ hấp dẫn nhất không giới hạn không gian và thời gian bất kể bạn đang ở đâu, địa hình như thế nào và ở bất cứ thời điểm nào. Hỗ trợ bạn lên một kịch bản hấp dẫn với những trò chơi mới lạ bắt kịp xu thế, tối ưu các bước lên kế hoạch đồng thời giúp bạn tiết kiệm chi phí nhất có thể, trải nghiệm nhân sự và tính gắn kết tập thể sẽ được gia tăng mạnh mẽ sau sự kiện ý nghĩa này. Đặc biệt với GameTeam, toàn bộ kịch bản chương trình sẽ được thiết kế dựa trên chính đặc trưng và văn hóa của tập thể, song song với việc lồng ghép các giá trị mà ban lãnh đạo muốn thành viên lĩnh hội khi tham gia.
Với sự hỗ trợ đắc lực của GameTeam, doanh nghiệp của bạn sẽ có một kì nghỉ hè bùng nổ cùng chương trình team building hấp dẫn không giới hạn.
