Góc nhìn mới cho HR: Cơ hội cải thiện từ sự sụt giảm hiệu suất làm việc

Nhân viên sụt giảm hiệu suất làm việc – vấn đề muôn thuở của bất cứ người làm quản trị nhân sự trong thời điểm cuối năm. Sự tác động của thế giới VUCA đã tạo ra không ít những sự biến đổi với các doanh nghiệp và đối tượng gánh chịu những ảnh hưởng nặng nề nhất chính là đội ngũ nhân sự. Hệ quả mà HR có thể nhận thấy rõ rệt nhất là tình trạng không đảm bảo KPI của từng cá nhân.

Nhưng liệu đây có thực sự là điều xấu hay là cơ hội để cải thiện chất lượng doanh nghiệp, hãy cùng phân tích và đánh giá sâu kỹ hơn về vấn đề với góc nhìn mới mẻ thông qua bài viết sau!

Đánh giá năng lực nhân sự

Một nhân sự với nền tảng kỹ năng yếu chắc chắn sẽ khó có thể nâng cao KPI hiệu quả. Chính lúc này người làm nhân sự sẽ phải đánh giá và phân tích lại về vấn đề của từng nhân sự, nguyên do vì đâu mà xảy ra hiện tượng trên. Sự thiếu hụt trong trong năng lực cá nhân chắc chắn sẽ là tác nhân đầu tiên dẫn đến tình trạng sụt giảm hiệu quả làm việc. Lúc này, HR sẽ hiểu đây là cơ hội để chúng ta nâng cao năng lực nhân sự, tối đa khả năng phát triển của cả cá nhân và tập thể.

Để có thể giải quyết một cách tối ưu và triệt để khó khăn trên chúng ta cần hỗ trợ và bù đắp kịp thời về kỹ năng thông qua các chương trình đào tạo nội bộ tổ chức. Sự đào tạo bài bản và phù hợp với từng đối tượng sẽ trực tiếp nâng cao hiệu suất làm việc thông qua:

• Truyền cảm hứng cho thành viên mới: Việc đào tạo nhân sự mới trong quá trình onboard sẽ góp phần giúp cá nhân có thể định hình được nhận thức và kỹ vọng trong công việc cùng với cơ hội phát triển. Với bất kỳ đối tượng nhân sự nào, việc làm chủ được kiến thức, hiểu biết trong công việc sẽ nâng cao được sự thỏa mãn và tự tin trong công việc. Từ đó mà HR có thể hạn chế tối đa hiện trường sụt giảm hiệu suất làm việc.
• Trau dồi kỹ năng: HRM có thể khai thác tối đa năng lực và tiềm năng của chính nhân sự nội bộ thông qua quá trình liên tục cải thiện và đào tại. Bằng việc liên tục cung cấp các chương trình training mở rộng và nâng cao bộ kỹ năng, nhân viên có thể cải thiện những sai lầm cơ bản thường gặp hoặc rèn luyện năng lực theo chiều sâu, hạn chế những lỗi tiểu tiết trong công việc hàng ngày. Một quy tắc cơ bản trong kinh doanh: “Duy trì luôn tối ưu chi phí hơn tạo mới”.

• Mở rộng nền tảng kỹ năng: Không chỉ giúp nhân sự có thể phát triển chiều sâu của kỹ năng và quá trình đào tạo còn giúp mở rộng năng lực của cá nhân theo chiều ngang. Bằng cách này, từng cá nhân có thể trực tiếp cảm nhận được tiềm năng phát triển của tổ chức và hơn cả chính là cơ hội thăng tiến của bản thân.
• Nâng cao trải nghiệm nhân sự: Trải nghiệm nhân sự là yếu tố thiết yếu hình thành nên môi trường làm việc năng động và hiệu quả. Với việc liên tục cung cấp và nâng cao kỹ năng cho cá nhân, HR có thể giảm thiểu tối đa những vướng mắc trong công việc của cá nhân, tối đa hiệu quả làm việc chủ động. Nhân sự sẽ cảm thấy được sự hỗ trợ từ chính doanh nghiệp và tổ chức trong hoạt động hàng ngày, góp phần tạo dựng trải nghiệm tích cực trong công việc.

Phân tích và đánh giá quy trình xây dựng KPI

Việc xây dựng KPI cần được gắn trực tiếp với mục tiêu công việc của từng cá nhân và phòng ban, trực tiếp phục vụ cho chiến lược phát triển chung của tổ chức. Bên cạnh đấy, chỉ số đo lường hiệu quả công việc cũng cần phải được thiết lập dựa trên chính năng lực của từng nhân sự để có thể đảm bảo được tính khả thi và vẫn đáp ứng được mục tiêu chung.

Mô hình tổ chức và phân chia công việc theo năng lực của cá nhân sẽ trực tiếp nâng cao năng suất làm việc chung của toàn bộ tổ chức. Theo nghiên cứu của Công ty Tư vấn Quản lý Gallup, các số liệu cho thấy rằng những tập thể hoạt động theo mô hình phân chia công việc dựa trên năng lực có hiệu quả làm việc cao hơn 12.5% so với những nhóm còn lại.

Nếu KPI được thiết lập để nhân sự dễ dàng đạt được thì sẽ không thể tối ưu được năng suất và hiệu quả đi kèm với cảm giác không thỏa mãn trong công việc. Song, khi KPI được đặt quá cao sẽ khiến cho nhân viên luôn trong trạng thái “gồng gánh”, nếu duy trì trong thời gian dài sẽ dẫn đến hiện tượng chán chường và kiệt sức. Chính lúc này là thời điểm phòng Nhân sự cần xem xét và đánh giá lại quy trình xây dựng mục tiêu công việc của cá nhân, giúp giảm thiểu tác động tiêu cực từ áp lực tới lực lượng lao động.

Một nghiên cứu của Đại học Blue Crest về tác động tiêu cực của áp lực công việc với người lao động cho thấy rằng:

• Về sức khỏe:
  • 26,03 % đối tượng nghiên cứu cho biết họ cảm thấy mệt mỏi tại văn phòng và cả khi về đến nhà
  • 25,87% đối tượng cho biết họ gặp tình trạng nôn mửa và tụt cân do áp lực công việc
  • 25,84% đối tượng cho biết họ rơi vào trạng thái căng thẳng và dễ bị kích động
  • 22,38% người tham gia khảo sát cho biết về tình trạng rối loạn giấc ngủ

• Công việc và hành vi:
  • 25,02% trong tổng đối tượng mất khả năng tập trung trong công việc
  • 23,96% đối tượng khảo sát thiết hụt sự tham gia trong công việc
  • 22,3% đối tượng có xu hướng lảng tránh công việc hoặc giải quyết chậm trễ

Những dữ liệu trên đã cho ta thấy việc xây dựng KPI phù hợp đóng vai trò vô cùng quan trọng trong trải nghiệm công việc của từng thành viên. Tất cả những tác động tiêu cực trên sẽ là nguyên do trực tiếp dẫn đến hiện tượng sụt giảm hiệu suất làm việc của nhân viên. Hệ quả khó tránh khỏi chính là sự trì hoãn trong tiến độ triển khai và mức độ khả thi của chiến lược của tổ chức.

Đánh giá trải nghiệm nhân sự

Chắc chắn bộ phận HR sẽ hiểu rõ điều, trải nghiệm nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng với một doanh nghiệp:

• Gia tăng tinh thần nhân sự
• Cắt giảm chi phí tuyển dụng
• Gia tăng tỷ lệ gắn bó với tổ chức
• Gia tăng trải nghiệm khách hàng

Nhưng trên thực tế, trải nghiệm nhân sự chưa phải làm lĩnh vực được các doanh nghiệp đầu tư và dành sự quan tâm. Một cá nhân với trải nghiệm nhân sự tích cực sẽ gặp ít khó khăn hơn trong việc cải thiện KPI hiệu quả. Bằng việc xây dựng các cuộc khảo sát và thu thập đóng góp của nhân viên về điều kiện làm việc, HR có thể dễ dàng nắm bắt được chính xác và sâu sắc những vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp ảnh hưởng đến trải nghiệm công việc.

Để có thể đo lường được chính xác trải nghiệm nhân sự, người làm quản trị cần phải nắm được các số liệu quan trọng sau:

• Chỉ số hài lòng (CSAT): được dùng để thể hiện mức độ thỏa mãn và phản ứng của nhân sự tại thời điểm kết thúc một trải nghiệm bất kỳ. CSAT thường được đo lường qua các câu hỏi ngắn trong bài khảo sát nhân sự.
• Chỉ số thời gian giải quyết vấn đề (TTR): TTR là thời gian trung bình để bộ phận quản lý xử lý một vấn đề kể từ khi nhân viên phản hồi, đóng góp ý kiến. Thời gian trung bình có thể đo lường bằng ngày, giờ, phút, tuỳ thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp. Thời gian trung bình được tính bằng tổng thời gian xử lý tất cả các vấn đề chia cho tổng số vấn đề.
• Chỉ số tỷ lệ giải quyết vấn đề triệt để trong lần hỗ trợ đầu tiên:
  • FCR (First Contact Resolution) là chỉ số đo lường quan trọng, nó cho biết tỷ lệ vấn đề của nhân viên được xử lý triệt để 100% ngay trong lần hỗ trợ đầu tiên của bộ phận quản lý
  • Chỉ số này nêu bật lên năng lực, hiệu quả giải quyết vấn đề của quản lý. Trung bình FCR tăng 1% sẽ giúp tăng 1% sự hài lòng của nhân viên, điều này cho ta thấy FCR thực sự quan trọng như thế nào trong việc gia tăng trải nghiệm nhân sự

Sụt giảm hiệu suất làm việc không phải khó khăn của riêng bất cứ người làm quản trị nào. Đặc biệt trong thời điểm VUCA, sự biến động khó lường đã tác động không nhỏ đến nhóm đối tượng nhân sự tại doanh nghiệp, dẫn đến những hệ lụy ảnh hưởng chung đến toàn bộ tổ chức. Chính vì vậy vấn đề này cần được bộ phận HR phân tích và đánh giá sâu sắc từ nhiều góc độ quan sát khác nhau để có thể lựa chọn được phương án tối ưu nhất.

Với xu hướng phát triển chung của các doanh nghiệp trong 2021 và tương lại tập trung vào yếu tố con người, trải nghiệm nhân sự là lĩnh vực yêu cầu HR đặc biệt dành sự đầu tư phát triển. Hiểu được nhu cầu cấp thiết nâng cao trải nghiệm nhân sự, GameTeam được ra đời với sự mệnh trở thành giải pháp thúc đẩy tinh thần và gắn kết nhân sự của doanh nghiệp. Trải qua 2 quý giữa 2021, GameTeam đã nhận được sự quan tâm và tin tưởng từ những cái tên lớn tại Việt Nam như Electrolux, Connell, Kaopiz,….

GameTeam sẽ trở thành nhà đồng hành không thể thiếu trong các chương trình cuối năm với các kịch bản và nội dung sự kiện được thiết kế đặc biệt dành cho mỗi khách hàng. Đội ngũ tư vấn và sáng tạo của GameTeam sẽ hỗ trợ khách hàng trong quy trình xây dựng ý tưởng và vận hành chương trình gắn kết tập thể. Đặc biệt hơn cả, nội dung của toàn bộ chương trình sẽ được xây dựng dựa trên chính văn hóa của từng tổ chức kết hợp với việc lồng ghép khéo léo thông điệp của ban lãnh đạo xuyên suốt các thử thách mà thành viên tiếp nhận.

Tính linh hoạt chính là yếu tố khiến GameTeam trở thành mô hình team building 4.0 được khách hàng ưa chuộng. Bên cạnh bộ nội dung phong phú từ trí tuệ, thể lực đến sáng tạo giúp các thành viên thỏa sức thể hiện bản thân thì GameTeam còn có thể đáp ứng được nhu cầu của mọi khách hàng về quy mô, thời gian và địa điểm tổ chức.

GameTeam luôn sẵn sàng tư vấn và đáp ứng mọi mong muốn của khách hàng, vậy hãy nhanh tay liên hệ với chúng tôi để nhận ngay sự hỗ trợ tận tâm nhất!