Những lưu ý quan trọng phải nhớ khi tổ chức sự kiện Tết

Một năm với nhiều sóng gió đang dần khép lại, chuẩn bị đón chào năm mới với nhiều điều tốt lành và thành công. Dịp đầu năm là thời điểm vàng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức sự kiện Tết dành cho tất cả nhân viên trong công ty. Nhằm mục đích tổng kết lại chặng đường phát triển suốt năm vừa rồi của doanh nghiệp, song song với việc khích lệ sự hứng khởi và tâm thế sẵn sàng chào đón năm mới nên sự chỉn chủ và chuyên nghiệp sẽ là ưu tiên hàng đầu.

Hãy để GameTeam hỗ trợ bạn đọc chuẩn bị cho tập thể mình sự kiện hoàn hảo nhất thông qua bài viết tham khảo dưới đây!

Tổng quan sự kiện

Để tổ chức sự kiện thành công, bạn cần lên một bản tổng quan về sự kiện. Bản tổng quan sẽ nêu rõ lên mục đích hướng đến, nội dung của chương trình, phương án thực hiện và nhiệm vụ cần làm. Bản tổng quan càng rõ ràng, cụ thể thì hướng đi của bạn càng chính xác.

Phân chia nhiệm vụ các ban

Trong một chương lớn như sự kiện Tết thì việc phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các ban là điều hết sức cần thiết để đảm bao cho từng đầu công việc được thực hiện tươm tất nhất. Mỗi ban sẽ có những phần việc phụ trách khác nhau, bạn cần phân biệt rõ để phân chia cho đúng, không bị chồng chéo và công tác quản lý cũng sẽ dễ dàng hơn.

Ban Sự kiện

Ban sự kiện sẽ phụ trách các nhiệm vụ gồm: lên kế hoạch (tổng quát, chi tiết, timeline chương trình, bản dự trù kinh phí, kịch bản MC), đặt địa điểm tổ chức sự kiện Tết, phân chia công việc và điều phối (các ban, vận hành chương trình), liên lạc giữa các đơn vị cộng tác và nội bộ sự kiện, sản xuất các ấn phẩm (poster, backdrop, bảng chỉ dẫn,…)

Với phần công việc áp lực như ban sự kiện thì cần có đội ngũ nhân sự vững vàng. Leader cân nhắc người phù hợp để đảm nhận phần việc tương ứng dựa trên năng lực và thế mạnh của họ, giảm thiểu rủi ro ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Ban Lễ tân

Nhiệm vụ của ban Lễ tân bao gồm: đón tiếp khách tham dự; hướng dẫn vị trí chỗ ngỗi, check in/check out, chuẩn bị quà tặng, theo sát và giải đáp 1 số thắc mắc của khách mời khi đến buổi tiệc. Thành viên ban Lễ tân sẽ được đào tạo kỹ lưỡng các nghiệp vụ lễ tân cơ bản để có tác phong và cử chỉ chuyên nghiệp. Đặc biệt trang phục của lễ tân cũng thể hiện mong muốn, văn hóa làm việc của doanh nghiệp nên cần lựa chọn khéo léo.

Ban Thiết Kế và Kỹ thuật

Ban Thiết kế và Kỹ thuật sẽ phụ trách công việc xây dựng chủ đề, trang trí không gian buổi tiệc từ hội trường, sân khấu, bàn ghế, tiểu cảnh chụp ảnh; chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, hình ảnh, video. Bên cạnh đó thiết kế những món quà mang đậm dấu ấn của công ty dành tặng cho khách mời cũng là phần việc chính đội Thiết kế sẽ đảm nhân. Ban có thể huy động lực lượng của doanh nghiệp để tự trang trí chương trình hoặc có thể thuê các dịch vụ bên ngoài. Nhưng điều tiên quyết là những ý tưởng sự kiện cũng như tiến độ công việc ban đều phải nắm bắt rõ ràng nhằm đảm bảo sự đồng bộ của chương trình.

Ban Nhân sự

Nghe đến tên là ban Nhân sự chắc bạn đã biết công việc của ban là gì rồi. Ban Nhân sự sẽ chuẩn bị nhân lực theo yêu cầu của các ban khác nếu ban đó không sắp xếp hay không tìm được người phù hợp. Ban sẽ nắm rõ số người của từng ban, điều phối nhân sự trong suốt quá trình chuẩn bị, diễn ra và sau chương trình. Để tổ chức sự kiện Tết hoàn hảo nhất, ban Nhân sự và các ban còn lại cần làm việc một cách thống nhất, thường xuyên với nhau để đảm bảo nhân lực đủ, chất lượng.

Dự trù kinh phí

Một bảng dự trù kinh phí tốt, hiệu quả nhất là khi bạn xem kỹ bản kế hoạch tổng quát cũng như bản kế hoạch chi tiết của từng ban và làm việc trực tiếp với leader các ban để nắm được ngân sách, yêu cầu, đạo cụ cần thiết trong bữa tiệc. Việc lên dự trù kinh phí sẽ giúp nắm rõ được toàn bộ chi phí cần thiết, đồng thời tính toán được các khoản phí phát sinh nếu có. Phần việc này liên quan trực tiếp đến ngân sách nên bạn phải sát sao trong lựa chọn dịch vụ, nếu có thể huy động lực lượng của công ty thì nên tận dụng tối đa.

Timeline sự kiện

Timeline sẽ cho biết thời gian, công việc tương ứng, ban nào phụ trách. Timeline càng chi tiết càng tốt và thời gian phải được cân đo đong đếm cẩn thận để tránh bị “cháy kịch bản” trong lúc vận hành chương trình. Nhưng trong một buổi lễ, nhiều lúc sẽ xảy ra những sự cố bất ngờ thế nên bạn cần để dư ra một khoảng thời gian trống, nếu có vấn đề gì thì bạn sẽ không bị cập rập trong việc điều phối.

Thời gian chuẩn bị

Mọi công việc đều cần có thời gian chuẩn bị. Khi đã giao công việc xuống cho các ban thì nên kèm theo thời gian cụ thể, rõ ràng cũng như yêu cầu về chất lượng sản phẩm. Thời gian chuẩn bị dài hay ngắn phụ thuộc vào quy mô, mức độ quan trọng của chương trình nhưng với tổ chức sự kiện Tết thì sẽ cần khoảng 1 tháng rưỡi đến 2 tháng, thậm chí nhiều hơn để sắp xếp. Bạn có thể sử dụng sơ đồ mạng PERT (PERT networking) (như hình bên dưới) hệ thống lại trình tự các công việc, thời gian cần thiết cho sự kiện.

Đánh giá và tổng kết sau sự kiện

Phần đánh giá và tổng kết sự kiện là một bước quan trọng để biết được rằng chương trình có thực sự thành công hay không. Bước này sẽ cho thấy hiệu suất công việc, phần nào chưa hoàn thành, phần nào làm tốt, còn thiếu sót ở khâu nào cũng như phản hồi của khách mời đối với chương trình. Ban tổ chức cùng leader từng ban sẽ họp lại với nhau để xem xét, đưa ra những ý kiến, giải thích, rút ra bài học cho những lần sau. Đặc biệt, cần có sự đánh giá khách quan, quy định thưởng phạt rõ ràng để đảm bảo sự công bằng trong quản lý.

GameTeam – Điểm nhấn trong tổ chức sự kiện chào xuân mới cho công ty

Những ngày cuối cùng của năm 2021 đang dần qua đi nhưng tình hình dịch bệnh vẫn còn diễn biến phức tạp, vẫn còn hạn chế tổ chức các hoạt động đông người nên gây nhiều khó khăn trong tổ chức sự kiện cuối năm. Đối mặt với tình trạng đó, nhiều công ty nghĩ đến phương án tổ chức Tết online. Nhưng dù tổ chức dưới hình thức nào thì cũng cần tạo lên một chương trình thật vui vẻ, thành công. Đây chắc hẳn cũng là nỗi lo chung của không ít nhưng người tổ chức. Hãy để GameTeam giúp bạn tạo điểm nhấn cho buổi tiệc Tết nhé!

GameTeam sẽ thiết kế, xây dịch kịch bản team building công nghệ dựa theo mong muốn của từng khách hàng. Doanh nghiệp muốn đưa thông điệp hay văn hóa công ty vào trò chơi thì đều được GameTeam lồng ghép một cách tỉ mị, sinh động để người chơi tiếp nhận một cách trực quan, dễ hiểu nhất.

Đặc biệt, các chương trình ứng dụng cộng nghệ 4.0 hiện đại nhất trên thị trường vào từng thử thách và các thao thác được thực hiện trên một app duy nhất có tên là GameTeam được tải về trên các thiết bị di động nên khoảng cách về địa lý hay không gian tham gia đều không còn là vấn đề nữa. Do đó, dù cho tổ chức sự kiện Tết online hay offline thì mọi người vẫn tương tác với nhau, tạo sự thích thú thông qua từng vòng thi đấu từ cá nhân đến đồng đội.

Với các chương trình của GameTeam bạn không những tạo được điểm nhấn, niềm vui cho mọi người mà còn giảm một phần chi phí trong tổ chức và vận hành. Ngoài ra cũng vô cùng thuận tiện, mọi thành viên đều tham gia dễ dàng dù có đang thực hiện cách ly y tế tại nhà hay khu cách ly tập trung.

Ví dụ, bạn muốn một game mang không khí Tết, hấp dẫn được các thành viên tham gia thì GameTeam sẽ mang đến cho bữa tiệc Tết của bạn một chương trình có tên là “Giật hồng bao”. Cách thức trò chơi đơn giản, trả lời đúng càng nhiều câu hỏi, người chơi càng giật được nhiều lì xì và phần thưởng càng lớn. Trò này không tốn nhiều thời gian trong buổi tiệc nhưng lại mang đến sự vui vẻ, phấn khởi của người tham dự. Như vậy không khí của sự kiện được khuấy đảo, mọi người lại hào hứng hơn với các phần tiếp theo.

Tìm hiểu thêm thông tin về GameTeam tại: https://gameteam.vn/

Chương trình tết là một sự kiện mang ý nghĩa đặc biệt đối với nhiều công ty, tổ chức vừa là lời tạm biệt năm cũ, vừa là lời chào năm mới với bao hy vọng về sự thành công và suôn sẻ. Để có một buổi lễ hoàn hảo, thành công thì bạn cần tỉ mỉ, chỉn chu trong từng khâu, từng công việc. Những gợi ý mà GameTeam đưa ra ở trên mong rằng sẽ giúp ích cho bạn. Chúc bạn có một chương trình tết hoành tráng, đáng nhớ nhất!